Föredragningslista till styrelsemöten

Vad som tas upp på ett styrelsemöte

Styrelsemöte för Föreningen Kulturhuset, år-månad-dag

1. Mötets öppnande

Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.

2. Val av mötesfunktionärer

Vilka personer som ska inneha de olika ansvarsrollerna under mötet.

Rollerna är:

• Mötesordförande - Mötesordförandes uppgifter är att leda mötet, presentera punkter, fördela ordet, sammanfatta diskussioner och se till att beslut tas på rätt sätt samt att se till att folk håller sig till punkterna så att mötet håller tiden.

• Mötessekreterare - Mötessekreterarens uppgift är att föra anteckningar (protokoll) under mötet. Det viktigaste är att alla beslut som tas under mötet finns antecknade och om det fanns några eventuella motståndare till förslaget. Mötessekreteraren ansvarar för att justerarna får protokollet i rimlig tid så att de hinner kolla igenom och komma med eventuella ändringar innan de glömt bort vad som sas. När detta är gjort signerar mötessekreteraren protokollet. Personen ansvarar även för att lägga upp protokollet på wikin och ser till att det skrivs ut och hamnar i avsedd pärm på kontoret.

• Justerare tillika rösträknare - Justerarens uppgift är att läsa igenom mötessekreterarens anteckningar och kontrollera att de stämmer med vad som sagts och beslutats. Denne gör eventuella ändringsanteckningar och skriver sedan under protokollet. Protokollet är inte giltigt förrän det signerats av samtliga justerare som utsågs på mötet. Rösträknare räknar röster vid eventuell votering/omröstning. Oftast är justerare och rösträknare samma person.

5. Fastställande av röstlängd

Här kontrolleras vilka av de som är på mötet som får rösta om det dyker upp en fråga som man behöver rösta om. Det är bara ordinarie ledamöter som har rösträtt och styrelsens ordförande har utslagsrösten.

4. Fastställande av föredragningslista

Har dagordningen kommit i tid? Har alla läst igenom den? Finns några förslag på ändringar eller ytterligare punkter? Efter eventuella ändringar frågar mötesordförandes om alla godkänner dessa och fastställer därmed dagordningen.

5. Nästa möte

Ja, besluta om när nästa möte är helt enkelt. Vi har denna punkt tidigt så att alla som deltar på mötet ska vara med och besluta om och veta när nästa möte är.

6. Uppföljning av beslutsliggare

I beslutsliggaren finns alla tidigare beslut antecknade. Vilka beslut togs på förra mötet? Finns det tidigare beslut som skulle vara färdiga till detta mötet? Finns det viktiga beslut som inte genomförts? Varför? Uppföljning av beslutsliggare helt enkelt!

7. Inkommen korrespondens

Har det kommit in några förfrågningar, inbjudningar, klagmål eller förslag till styrelsen via mejl, brev, facebook, telefon eller brevlådan utanför kontoret som inte kräver en egen punkt, men där styrelsen behöver ge besked om något så tas det upp här.

8. Rapporter utskott

8.1 Arbetsutskottet – eventuella beslut som tagits mellan styrelsemötena redovisas samt arbetsutskottets arbete sedan förra mötet.

8.2 Ekonomiutskottet – Ekonomiska rapporter gås igenom.

8.3 Personalutskottet – Frågor kring anställningar, arbetsmiljö osv

9. Rapporter personal

Personalen är anställd för att sköta det som löpande måste fungera för att verksamheten ska fungera och som med stor sannolikhet inte fungerar om det bara sköts av ideella.

9.1. Administrativ samordnare - Rapporten innehåller det som Administrativ samordnare ansvarar för utöver ekonomi och bokföring, exempelvis personalfrågor, om arbetsuppgifter utförts sedan sist styrelse > personal, admsam > personal, säkerhetsfrågor, försäkringar mm

9.2. Operativ samordnare - Rapporten ska behandla det som operativ samordnare ansvarar för: uppdatering kring loppis (Hur ser bokningarna ut? Eventuella problem?), uthyrningar (Vad har hänt? Vad är på gång? Behov av jour?), utrustning (Funkar allt? Finns allt?), taggsystemet (Har det rensats vid månadsskiftet?), piggelinsystemet (Vilka har fått piggeling sedan sist? Utskrift från ”bokföringen”.

9.3. Övrig personal - Rapporter från lokaltekniker eller lokalvårdare

10. Punkt för endast styrelsemedlemmar

Här diskuteras frågor som rör personalen där personalen inte är närvarande, exempelvis eventuella problem eller personliga saker som inte rör övriga anställda.

11. Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden

De ansvariga kontaktpersonerna rapporterar för Arrangemangsgruppen, Fastighetsgruppen, Information-och kommunikationsgruppen, Inspelningsstudion, Medlemsföreningar, Nyfiketgruppen, Öppna Repan och Öppna Verkstäderna

12 Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen

(Ja, här behandlas eventuella förslag och motioner.)

13 Fördelning och avlöning av tillfälligt arbete

14. Helg- och festjour

14.1. Kommande helgjourer

14.2. Kommande festjourer

15. Övriga frågor

16. Mötets avslutande

Hur du lämnar in förslag till styrelsemötet

————————————————————— Mall för motion/förslag/beslutsunderlag till styrelsemöten: —————————————————————

• Kort bakgrund till förslaget
• Motivering av förslag
• Skriv förslag i att-satser

Exempelvis

Bakgrund:

Kontoret är stökigt, med sladdar över allt med risk för att någon snubblar.

Motivering av förslag:

Kontoret behöver städas och sladdarna behöver sättas upp så ingen skadar sig.

Därför föreslår jag:

• att kontorets personal ges i uppdrag att se till att kontoret städas.
• att sladdar ska fästas på lämpligt sätt så att ingen riskerar av snubbla på dem.