Ansvarsområden, arbetsgrupper, ansvariga och kontaktpersoner på Kulturhuset ändring

Ansvarsområden och kontaktpersoner på Kulturhuset

Styrelsen -

Styrelsens utskott - Arbetsutskottet (AU), Ekonomiutskottet (EU), Personalutskottet (PU)

Styrelsekontakter - en eller flera personer ur styrelsen som fungerar som kontaktperson för ett verksamhetsområde, arbetsgrupp eller arrangörsgrupp.

Personal - Administrativ Samordnare, Operativ Samordnare, Lokaltekniker (Vaktmästare), Sanitetstekniker (Lokalvårdare)

Ansvarsområden - Arrangemang, Fastigheten, Information- och kommunikation, Inspelningsstudion, Loppisen, Medlemsföreningar, Nyfiket, Öppna Repan, Öppna Verkstäderna

Arbetsgrupper - en grupp för planering och samordning av arbete kring verksamheten ex Nyfiketgruppen, Fastighetsgruppen, Informationsgruppen, Loppisgruppen och Freeshopgruppen.

Arrangörsgrupper - en grupp som genomför arrangemang i Kulturhusets namn genom föreningens resurser ex FörBandet, Ylningen mfl

Styrelsens utskott

Arbetsutskottet (AU)

AU förbereder styrelsens möten och tar de brådskande beslut som inte kan vänta till nästa styrelsemöte. Tagna beslut ska redovisas på nästa styrelsemöte.

Vid beslutsfattande i AU krävs en enhällighet bland AUs medlemmar. Kan detta ej uppnås skall beslutet bordläggas och tas upp som en punkt på dagordningen på nästkommande styrelsemöte.

AU kan besluta om investeringar upp till 10 000 kr.

AU ska även överse mediakontakter, om inte annat beslutas.

AU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av ordföranden och överlämnas till styrelsen för kännedom.

Ekonomiutskottet (EU)

Den Administrative Samordnaren har ansvar för föreningens ekonomihantering. EU ska ges insyn i det ekonomiska läget och i rutinerna.

EU ska månadsvis ges redovisning över räkenskaperna. Därvid ska jämförelser göras med fastställd budget. EU ger styrelsen regelbundet ekonomisk rapport. AU ska omedelbart och styrelsen ska snarast ges besked om allvarliga avvikelser från budget uppkommer.

EU bereder förslag som rör budget och kan på AUs uppdrag bereda ärenden som rör föreningens ekonomi.

EU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av den sammankallande och överlämnas till styrelsen för kännedom.

Personalutskottet (PU)

PU har hand om personalärenden och ska:

• vara det forum där den Administrative Samordnaren diskuterar och förankrar personal-, löne- och anställningsfrågor.
• bereda beslutsföreläggande vid anställning av personal till styrelsemöte.
• bereda samt presentera beslutsföreläggande vid lönesättning och –revision till styrelsemöte.
• genomföra lönesättning och -revision.
• genomföra löneförhandling med Administrative Samordnaren.
• genomföra personalmöten minst en gång i kvartalet, men helst inom en vecka efter varje styrelsemöte.

PU ska underrättas innan tillfälliga anställningar.

MBL-förhandlingar och andra förhandlingar med fackliga organisationer ska genomföras av två företrädare för PU och/eller AU var av en ska vara firmatecknare. Firmatecknaren ska i normala fall vara förhandlingsledare.

PU har rapporteringsskyldighet till styrelsen.

PU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av sammankallande och överlämnas till styrelsen för kännedom. Dessa protokoll ska offentliggöras utom då arten av de ärenden som då behandlas gör att så inte bör ske.

Styrelsekontakter/ansvariga

Styrelsekontakter/ansvariga för Information och kommuniktation, Medlemsföreningar, Nyfiket, Öppna Verkstäderna

Information och kommunikation

Ansvarig för att till lämpliga personer delegera arbetsuppgifter rörande:

• Sociala medier
• Hemsidan (OPSAM)
• Anslagstavlor
• Administrering av domäner direkt kopplade till den ideella sektorn i samråd med lokaltekniker.
• Skapandet och borttagandet av sagda domäner ska läggas fram som förslag till styrelsen.
• Administrering av mailadresser direkt kopplade till den ideella sektorn.
• Skapandet och borttagandet av sagda mailadresser ska läggas fram som förslag till styrelsen.
• I fall sagda domäner eller mailadresser används av interna kulturhus- aktörer ska eventuell ändring ske i samråd med sagda aktör.

Sammanställa information om vart en vänder sig för att göra/skriva ut affischer.

Medlemsföreningar

Ansvarsområden

• Kontaktperson till medlemsföreningar.
• Förmedlar information från styrelsen till medlemsföreningar.
• Kontaktperson för nya medlemsföreningar.
• Hålla koll på reglerna och riktlinjer för medlemsföreningar.
• Överse samarbetet mellan medlemsföreningar och Kulturhuset.
• Vid behov medla mellan medlemsföreningar.

(Riktlinjer framtagna under styrelsens arbetshelg 18-19 februari 2017)

Nyfiket

• Ansvara för kontakt mellan Nyfiketgruppen och styrelsen.
• Ansvara för att Nyfiketgruppens möten sammankallas.

(Riktlinjer framtagna under styrelsens arbetshelg 18-19 februari 2017)

Öppna verkstäderna

• Ansvara för kontakt mellan verkstäderna och styrelsen.
• Se till att verkstäderna och dess lokaler nyttjas och utvecklas.
• Att wikin angående verkstäderna är uppdaterad.

(Riktlinjer framtagna under styrelsens arbetshelg 18-19 februari 2017)

Ansvarsområden

Ansvarsområden - Arrangemang, Fastigheten, Information- och kommunikation, Inspelningsstudion, Loppisen, Nyfiket, Öppna Repan, Öppna Verkstäderna

Arrangemangsansvariga

Ansvarsområden

• Godkänna arrangemang i samarbete med eller i Kulturhusets regi.
• Hjälpa till vid start av arrangörsgrupper.
• Ansvara för uppdaterandet och tillgängligheten av listan över grupper som nyttjar lokaler hyresfritt.
• Styrelsen ska informeras om nya grupper som får nyttja lokaler hyresfritt.
• Förutsatt att de inte riskerar störa ut kommersiell verksamhet. Vid dessa fall ska OpSam godkänna. (Vid dessa fall sker avstämning med OpSam.)

Mandat

• Godkänna hyresfritt nyttjande av lokaler. (I fall de förhindrar verksamhet som betalar hyra, ska avstämning göras med OpSam innan.)
• Godkänna enskilt arrangemang, förlusttak på 2000 kr eller gemensamt mandat: 5000 kr.
• Godkänna start av arrangörsgrupp.

(Riktlinjer framtagna under styrelsens arbetshelg 18-19 februari 2017)

Inspelningsstudion, ansvariga (förslag)

Ansvarar för:

• Möjliggöra verksamhet genom att utrustningen är hel och fungerar.
• Introduktion av nya personer i Inspelningsstudion.
• Rapportering av verksamhet till studieförbund.

Befogenheter

• Godkänner att personer får tillgång till inspelningsstudion.
• Kan köpa in saker för upp till 500 kr enskilt och 2000 kr gemensamt.
• Större inköp förankras hos samtliga användare av studion och i styrelsen.

Öppna Repan, ansvarig

Ansvarar för:

• Möjliggöra verksamhet genom att utrustningen är hel och fungerar.
• Introduktion av nya personer (i mån av tid).
• Rapportering av verksamhet till studieförbund.

Befogenheter/mandat

• Kan köpa in för upp till 1000 kr om saker skulle gå sönder.
• Större inköp förankras hos Administrativ Samordnare.
• Inköp över 5000 kr godkänns av styrelsen.

Arbetsgrupper

Arbetsgrupper - en grupp för planering och samordning av arbete kring verksamheten ex Nyfiketgruppen, Fastighetsgruppen, Freeshopgruppen, Informationsgruppen och Loppisgruppen.

• Alla arbetsgrupper har rapportskyldighet till styrelsen.
• Alla större inköp av arbetsgrupper ska förankras både av medlemmarna i arbetsgruppen och av styrelsen.

Medlemskap i arbetsgrupper

• Alla medlemmar ska vara medlemmar i Föreningen Kulturhuset i Jönköping.
• Alla grupper får själva besluta hur nya medlemmar blir medlemmar i gruppen.
• Om en grupp bestämmer egna riktlinjer ska dessa lämnas till styrelsen skriftligt för godkännande.
• Om inte en grupp bestämmer hur nya medlemmar går med i gruppen, ska det ske genom enhälligt beslut av gruppen eller genom styrelsebeslut.

Fastighetsgruppen

Ansvarsområden

• Lokalerna – användning och funktion.
• Underhåll
• Renoveringar
• IT och tekniskt underhåll

Mandat

• Godkänna underhållsåtgärder
• Godkänna icke permanenta förändringar kring lokalerna och utemiljön
• Stadigvarande förändringar av lokaler ska förankras i styrelsen som tar beslut

Freeshopgruppen

Ansvarar för:

• Att driva och utveckla freeshopen.
• Att gemensamt besluta kring förändringar av freeshopen.
• Att sprida de värderingar och idéer som ligger till grund för freeshopens verksamhet.

Mandat/befogenhet

• Att förändra lokalen utifrån de behov som finns.
• Att ändra namn på utrymmet samt sin egen arbetsgrupp.
• Freeshopgruppen har ett utgiftstak på 2000 kr.

Kontaktperson: Johan Arvidsson

Arrangörsgrupper

Arrangörsgrupper - en grupp som genomför arrangemang i Kulturhusets namn genom föreningens resurser ex FörBandet, Ylningen mfl

Gällande hur det funkar kring arrangörsgrupper se Struktur för arrangörsgrupper i Kulturhuset