Styrelsedokument för Föreningen Kulturhuset, 2017-11-27

Styrelsedokumentet för Föreningen Kulturhuset.)'

Styrelsedokument för Föreningen Kulturhuset

"Detta styrelsedokument är fastställt av styrelsen för Föreningen Kulturhuset i Jönköping. I och med att detta dokument fastställts av styrelsen upphävs eventuella tidigare beslut av Kulturhusets styrelse i de frågor som behandlas i dokumentet.

Vid första ordinarie styrelsemöte efter medlemsmöte där styrelsens sammansättning förändrats, beslutas om eventuell revidering av detta dokument, samt om ledamöterna ska ha olika ansvarsområden.

Detta styrdokument består av:

• 1. Arbetsordning för Kulturhuset
• 2. Ansvarsfördelning

1. ARBETSORDNING FÖR KULTURHUSET

Styrelsemöten

Vid det konstituerande styrelsemötet efter vår- och höstmötet ska styrelsen:

• inom sig tillsätta ett arbetsutskott (AU) bestående av styrelsens ordförande, vice ordförande, sammankallande i ekonomiutskottet samt den administrative samordnaren.
• inom sig tillsätta ett ekonomiutskott (EU) bestående av minst två personer, varav en är sammankallande.
• inom sig tillsätta ett personalutskott (PU) bestående av minst två personer, varav en är sammankallande.
• besluta om firmatecknare och attesträtter.
• besluta om en successionsordning i vilken styrelsens medlemmar ersätter vice ordföranden vid behov.
• om möjligt tillsätta styrelsekontakter för medlemsföreningarna, Nyfiket, Öppna verkstäderna och musikverksamheten.

Styrelsens suppleanter kallas till alla styrelsemöten, deltar normalt i arbetet och har yttranderätt.

Beslutsfattande under ordinarie styrelsemöte, som ej innefattar mötesformalia:

• Skall endast genomföras efter att AU har haft möjlighet att förbereda ärendet i fråga och delgivit styrelsen relevant information senast sju dagar innan styrelsemöte.
• Mindre korrigeringar av beslutsunderlag, såsom rättstavning, syftningsfel och liknande, kan genomföras under pågående styrelsemöte i form av ändrings- och/eller tilläggsyrkanden; detta utan att nytt beslutsunderlag tillhandahålles av AU.
• Undantag från detta kan göras om styrelsen enhälligt beslutar så.

Huvudnycklar

Huvudnycklar till Kulturhusets lokaler skall innehas av: Administrativ Samordnare, Operativ Samordnare, Lokalvårdare och Vaktmästare. Dessutom ska styrelsen ha tillgång till en huvudnyckel vid behov. Huvudnycklar innehas även av Tekniska Kontoret samt Räddningstjänsten.

Taggar

Operativ Samordnare är primärt ansvarig för att taggsystemet hålls uppdaterat och aktuellt samt för utfärdande och rensning av taggar. Lokaltekniker är i samarbete med Tekniska Kontoret ansvarig för det fysiska taggsystemet fungerar gällande batteribyten, funktion i lås, inbrottsskydd och liknande.

I övrigt, se bilaga Regler och riktlinjer kring taggsystemet på Kulturhuset.

Arvoden och ersättningar

Styrelsens förtroendevalda arbetar normalt ideellt och får ingen ersättning för sitt styrelsearbete. Av styrelsen godkända utgifter ska ersättas.

Om det är helt omöjligt att hitta andra som vill ta festjour, feststädning med mera och styrelsens medlemmar tvingas täcka upp detta, kan arvode med pengar utbetalas istället för sedvanliga piggelinpoäng.

Jour

Styrelsens ansvarar för att det finns ett fungerande helgjourschema. Operativ Samordnare ansvarar för att helg- och i förekommande fall festjouren är bemannad och att avstämning sker innan den aktuella helgen eller festen.

För övriga regler och riktlinjer kring jouren, se bilaga Helg- och festjour på Kulturhuset i Jönköping.

2. ANSVARSFÖRDELNING

Styrelsen

Styrelsen har det övergripande ansvaret enligt stadgarna. Styrelsen får delegera beslutsfattande till Arbetsutskottet (AU), Ekonomiutskottet (EU) och Personalutskottet (PU) samt personal eller arbetsgrupp verksam i Kulturhuset.

Styrelsen beslutar bland annat om:

• bekräfta start av ny arbetsgrupp eller nedläggning av befintlig arbetsgrupp.
• bekräfta start av ny arrangörsgrupp eller nedläggning av befintlig arrangörsgrupp.
• fastställande av arbetsgruppernas ansvar, arbetsområde, delegation och budget.
• investeringar över 10 000 kr, projekt över 5 000 kr.
• mindre organisationsförändringar.

Utskott

Arbetsutskottet (AU)

AU förbereder styrelsens möten och tar de brådskande beslut som inte kan vänta till nästa styrelsemöte. Tagna beslut ska redovisas på nästa styrelsemöte.

Vid beslutsfattande i AU krävs en enhällighet bland AUs medlemmar. Kan detta ej uppnås skall beslutet bordläggas och tas upp som en punkt på dagordningen på nästkommande styrelsemöte.

AU kan besluta om investeringar upp till 10 000 kr.

AU ska även överse mediakontakter, om inte annat beslutas.

AU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av ordföranden och överlämnas till styrelsen för kännedom.

Ekonomiutskottet (EU)

Den Administrative Samordnaren har ansvar för föreningens ekonomihantering. EU ska ges insyn i det ekonomiska läget och i rutinerna.

EU ska månadsvis ges redovisning över räkenskaperna. Därvid ska jämförelser göras med fastställd budget. EU ger styrelsen regelbundet ekonomisk rapport. AU ska omedelbart och styrelsen ska snarast ges besked om allvarliga avvikelser från budget uppkommer.

EU bereder förslag som rör budget och kan på AUs uppdrag bereda ärenden som rör föreningens ekonomi.

EU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av den sammankallande och överlämnas till styrelsen för kännedom.

Personalutskottet (PU)

PU har hand om personalärenden och ska:

• vara det forum där den Administrative Samordnaren diskuterar och förankrar personal-, löne- och anställningsfrågor.
• bereda beslutsföreläggande vid anställning av personal till styrelsemöte.
• bereda samt presentera beslutsföreläggande vid lönesättning och –revision till styrelsemöte.
• genomföra lönesättning och -revision.
• genomföra löneförhandling med Administrative Samordnaren.
• genomföra personalmöten minst en gång i kvartalet, men helst inom en vecka efter varje styrelsemöte.

PU ska underrättas innan tillfälliga anställningar.

MBL-förhandlingar och andra förhandlingar med fackliga organisationer ska genomföras av två företrädare för PU och/eller AU var av en ska vara firmatecknare. Firmatecknaren ska i normala fall vara förhandlingsledare.

PU har rapporteringsskyldighet till styrelsen.

PU ska föra anteckningar/protokoll vid sina möten. Anteckningarna/protokollen godkänns av sammankallande och överlämnas till styrelsen för kännedom. Dessa protokoll ska offentliggöras utom då arten av de ärenden som då behandlas gör att så inte bör ske.

Personal

Administrativ Samordnare

Den Administrative Samordnaren har övergripande ansvar för all verksamhet på Kulturhuset och att den utförs:

• i enlighet med de skriftliga beslut och riktlinjer som styrelsen fastställer.
• i enlighet med Kulturhusets stadgar och andra policybeslut.
• i enlighet med av kommunen fastlagda regler för verksamheten.

Den Administrative Samordnaren rapporterar till och ansvarar inför styrelsen.

Den Administrative Samordnaren kan besluta om enskilda investeringar upp till 5 000 kr samt löpande utgifter såsom löner, hyror, skatteutbetalningar samt normal lagerhållning av förbrukningsmaterial och råvaror.

Den Administrative Samordnarens uppgifter framgår av arbetsbeskrivningen, men ska även innebära att:

• administrera Kulturhusets verksamhet och organisation.
• förbereda och följa upp budget och investeringar.
• besluta om inköp och investeringar, med den begränsning som framgår ovan.
• ansvara för arbetsmiljöuppgifter.
• i samråd med styrelsens ordförande och/eller AU förbereda styrelsemöten.
• se till att styrelsen får löpande information rörande läget i huset.
• föra arkiv över protokoll och andra viktiga handlingar.

Den Administrative Samordnaren kan delegera ansvar för del av verksamheten i Kulturhuset till andra anställda.

Den Administrative Samordnarens uppgifter inkluderar allt löpande och administrativt personalarbete, så som:
* Anställningsavtal
* Avslutande av tidsbegränsade anställningar
* Lönesamtal
* Utvecklingssamtal
* Personalförmåner
* Föra en löpande turordningslista
* I övrigt se till att kulturhuset följer rådande kollektivavtal och gällande personalrelaterad reglering.

Operativ Samordnare

Den Operativa Samordnarens uppgifter framgår av arbetsbeskrivningen, men ska även innebära att:

• Ansvara för att Kulturhusets bokningssystem (kalender och loppis) fungerar och är uppdaterat med aktuell information.
• Ansvara för loppmarknaden och fördelningen av dess städning.
• Förbereda helg- och festjouren.
• Ansvara för att kalendariet och information på hemsidan är uppdaterat med korrekt information.
• Överse Kulturhusets anslagstavlor.
• Med stöd av Administrativ Samordnare hålla kontoret öppet vid angivna öppettider.

Den Operative Samordnaren har ansvar för bokningar i Kulturhuset och att det utförs:

• i enlighet med de skriftliga beslut och riktlinjer som styrelsen fastställer.
• i enlighet med Kulturhusets stadgar och andra policybeslut.
• i enlighet med fastighetsägarens regler och krav.

Den Operativa Samordnaren har rätt att teckna tillfälliga uthyrningskontrakt med hyresgäster.

Den Operativa Samordnaren ansvarar för att lokalerna är iordningställda och i det skick som hyresgästen rimligen kan förvänta sig enligt avtal, samt att hyresgästen är informerad om relevanta regler och policys i Kulturhuset.

Den Operativa Samordnaren bereder och föredrar investeringar av fördelade pengar i Kulturhusets sektion 2 till behörigt organ.

Den Operative Samordnaren rapporterar till och ansvarar inför den Administrativa Samordnaren samt ger skriftliga eller muntliga rapporter om verksamheten i stort direkt till styrelsen vid varje sammanträde.

Lokaltekniker

Lokalteknikerns roll på Kulturhuset är att utföra underhåll, reparationer och understödjande funktioner gällande husets olika verksamheter, utrustning och lokaler.

Lokalteknikers uppgifter framgår av arbetsbeskrivningen, men ska framförallt innebära att:

• Reparation och Underhåll av säkerhetsfunktioner (brand, inbrott, larm, lås)
• Reparation och Underhåll av teknisk utrustning och maskiner (taggsystem, datorer, nätverk, maskiner, skrivare och övrig teknisk utrustning)
• Reparation och Underhåll av lokaler (Funktion och tillgänglighet i lokaler så som räcken, hörslingor m.m, eluttag, lampor, VVS)
• Understöd till övriga anställda (Understödja OPSAM, ADMSAM och Lokalvårdare).

Övrigt kring anställda

All personal rapporterar till och har ansvar inför den Administrativa Samordnaren.

Ansvarsområden, arbetsgrupper och arrangörsgrupper

För mer utförliga och uppdaterade beskrivningar, läs under: Ansvarsområden, arbetsgrupper, ansvariga och kontaktpersoner på Kulturhuset

Arbetsgrupper

En Arbetsgrupp är en grupp för planering och samordning av arbete kring verksamheten ex Fastighetsgruppen, Freeshopgruppen, Informationsgruppen, Nyfiketgruppen och Loppisgruppen.

Styrelsen fastställer arbetsgruppernas ansvar, arbetsområde, delegation och budget.

Arrangörsgrupper

En arrangörsgrupp är en grupp i huset godkänd av styrelsen att boka lokaler hyresfritt och mandat att spendera en del av Föreningen Kulturhusets resurser inom fördelad budget för att genomföra gruppens arrangemang. Vad som gäller kring dessa beskrivs i bilaga Struktur för arrangörsgrupper i Kulturhuset.

(Riktlinjer kring arrangörsgrupper godkända på styrelsemöte, 2017-03-01.)

Succesionsordning

Behovskriterierna i fallet vice ordförande definieras enligt följande:

Vice ordförande kan ersättas funktionsmässigt i styrelsen om:

• a) Denne är oförmögen att utföra de uppgifter som ingår i vice ordförandens funktion i styrelsen, exempelvis genom långvarig sjukdom eller plötsligt försvinnande.
• b) Vice ordförande själv önskar att bli ersatt, vilket i så fall meddelas till ordföranden eller till ett styrelsemöte.
• c) Denne tjänstgör som ordföranden vid ordinarie ordförandens bortavaro.

En funktionsmässig succession definieras som att styrelsepositionen ersätts i sin fullständighet under aktuellt tidsintervall och sker genom att styrelsen på ordinarie sammankallat styrelsemöte beslutar att så skall ske.

Ersättandet i detta avseende sker fram tills nästa styrelsemöte då ordinarie vice ordföranden närvarar.

Vice ordförande kan ersättas under ett enskilt möte om:

• a) Vice ordförande själv önskar att bli ersatt, vilket i så fall meddelas till ordföranden eller till ett styrelsemöte.
• b) Vice ordföranden ej är kontaktbar. Styrelsen måste använda alla lämpliga kanaler som finns tillgängliga under två dagar för att vice ordföranden skall anses ej kontaktbar.
• c) Denne tjänstgör som ordföranden vid ordinarie ordförandens bortavaro.

Med definitionen av ett enskilt möte avses: ett möte i utskott, arbetsgrupper, eller dylikt där viceordförandens funktion är av sådan vikt att dennes närvaro är ett krav för att mötet skall vara beslutsmässigt.

En enligt successionsordning tillförordnad vice ordföranden kan ej ersätta ordinarie ordföranden.